Date limite de candidature
La Mairie et la Métropole de Toulouse, ce sont 13 000 collaborateurs engagés dans des missions de service public.
- Donnez un coup d’accélérateur à votre parcours professionnel : plus de 240 métiers et autant d’opportunités d’évolution, une offre de formation variée.
- Exercez un travail qui a du sens au service d’un territoire, de ses habitants et du bien commun.
- Faites le choix d’une vie équilibrée et épanouissante : cohésion interne, engagements sur l’égalité professionnelle et sur les espaces de travail.
Rejoignez-nous, révélez-vous !
Comprendre l'offre d'emploi
En savoir plus
Restons en contact !
Retrouvez nos communautés, nos offres d'emploi et notre actualité professionnelle sur LinkedIn
Multipliez vos chances
D’autres offres sont disponibles sur emploi.toulouse-metropole.fr
- Type : Emploi permanent
- Catégorie : B
- Filière : administrative
- Cadre d’emploi : rédacteur territorial
Missions
Placé au sein du service secrétariat particulier du Cabinet, et sous l'autorité de la cheffe de service, vos missions principales s'articulent de la sorte :
En matière d'organisation de la vie professionnelle du cadre ou de l'élu :
- Tenir et organiser l'agenda, prendre des rendez-vous et planifier des réunions
- Gérer ou suivre la messagerie électronique et engager les premières actions
- Gérer le courrier/courriel entrant et sortant
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Prendre en charge les différentes démarches pour organiser les déplacements du collaborateur de cabinet
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
- Préparer et transmettre des documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Réserver des salles et autres services
Concernant la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de correspondance
- Rechercher une information en utilisant les applicatifs et logiciels des directions métier
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser l'enregistrement, le classement et l'archivage des dossiers
Concernant le suivi des projets et activités de la direction/de la délégation :
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Instruire les dossiers en lien avec le domaine de compétence
- Suivre l'exécution budgétaire du service le cas échéant
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Veiller au respect de la continuité de service en cas d’absence prévue : respecter et appliquer le principe de continuité de service et anticiper l'organisation à mettre en oeuvre en ce sens
Enfin, vous êtes en charge de :
L'accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Assurer des relations quotidiennes avec les principaux interlocuteurs de la direction/délégation
- Accueillir les collaborateurs et personnes extérieures
- Gérer la messagerie
Profil
Vous disposez d'une solide expérience en assistanat de direction. Vous connaissez le fonctionnement de la Mairie de Toulouse et Toulouse Métropole et les principaux acteurs locaux, ou êtes en capacité d'apprendre et de vous adapter rapidement.
Votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre constance dans le travail sont reconnus.
Habitué à travailler régulièrement dans l'urgence, vous avez le sens des priorités et une excellente gestion du stress.Vous possédez des capacités rédactionnelles, analytiques et synthétiques ainsi qu’une excellente maîtrise de l'orthographe.
Autonome, doté de qualités relationnelles, vous possédez un sens aigu de la confidentialité.
Enfin, vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques (pack Office) et collaboratifs.
Employeur
Le cabinet du Maire et Président participe aux processus décisionnels, administratifs et politiques de la Mairie de Toulouse et de Toulouse Métropole.
Il assure l'interface entre les élus et la direction générale des services.
Informations complémentaires
- Eléments de rémunération : Statutaire + Régime indemnitaire
- Lieu de travail : 1 place du Capitole, 31000 TOULOUSE
- Temps de travail : 38h10 hebdomadaire (journée coupée 8h/17h)
- + d'infos : Catherine BORREL, Cheffe de service par mail à catherine.borrel@mairie-toulouse.fr ou par tel 05 61 22 25 80
Pour postuler
- Référence de l’offre : P00005831
- Date limite de candidature :
Date de publication :
